Koncepce využití Office 365 ve společnosti Meopta-Optika

Společnost začala plně využívat nástroje Office 365, byl nastaven optimální způsob spolupráce v jednotlivých týmech, pojmenování a pochopení konkrétních přínosů pro jednotlivé role.

Profil zákazníka

Společnost Meopta je nadnárodní společnost působící v oblasti výzkumu a vývoje, v konstrukční činnosti a ve výrobě optických i mechanických součástí a jejich montáží. Za dlouhou dobu své existence se Meopta stala specialistou na optické produkty nejvyšší kvality pro průmyslové, vojenské a spotřební trhy. Jako výrobní společnost s globálním dosahem působí ve dvou technologicky pokročilých centrech - v České republice a zároveň v USA. Tato struktura společnosti umožňuje rychle a efektivně reagovat na požadavky svých zákazníků.

Rok realizace 2019

Velmi jsme ocenili nezávislý pohled na interní procesy a následný individuální přístup v praktických ukázkách, jak O365 nástroje použít v reálném provozu.

Radim Klásek

IT ředitel

Výchozí situace a cíle projektu

Společnost Meopta ve snaze stát se světovým lídrem ve svém oboru, staví svůj byznys na inovacích a aktivním přístupu k moderním technologiím, bez kterého nelze naplnit vizi společnosti. Inovace však nesouvisí pouze s vývojem poskytovaných produktů, ale i s interní komunikací a týmovou spoluprací. Proto se společnost rozhodla investovat do řešení Office 365.

Každý pracovník i tým má většinou jiná očekávání, odlišné pracovní postupy a je opravdu náročné, jednotlivé požadavky sladit do jednoho konkrétního řešení. Po zpřístupnění aplikací Office 365 vybrané pilotní skupině uživatelů a jejich zaškolení se však očekávané zlepšení interní komunikace a týmové práce nedostavilo. IT oddělení se proto rozhodlo oslovit společnost AUTOCONT jako svého dlouholetého aplikačního partnera s cílem, sladit individuální požadavky zaměstnanců s byznys potřebami celé společnosti. 

Přínosy

  • Identifikace scénářů využití Office 365 jednotlivých oddělení a týmů
  • Pojmenování a pochopení konkrétních přínosů pro jednotlivé týmy a role
  • Nastavení optimálního způsobu spolupráce v jednotlivých týmech
  • Prioritizace scénářů a aplikací stěžejních pro zvýšení efektivity práce jednotlivých oddělení
  • Systematický a moderovaný přístup IT oddělení k implementaci řešení Office 365
  • Soulad mezi požadavky jednotlivých zaměstnanců a byznys potřebami celé společnosti

Popis řešení

Tvorba koncepce využití nástrojů Office 365 probíhala ve třech fázích:

Identifikace scénářů

V první fázi proběhla formou skupinových workshopů analýza současného stavu po jednotlivých odděleních. Cílem bylo nahlédnout pod pokličku fungování každého z týmu bez toho, aniž by jim bylo představeno, jakým způsobem mohou využívat nástroje Office 365. Zjišťovalo se, jak zaměstnanci komunikují mezi sebou, ale i externě a jak často. Jak probíhají porady a co je jejich výstupem, jak sledují plnění jednotlivých úkolů, jak řeší sdílení informací a dokumentů atd.

Koncepce využití Office 365

Ve druhém kole workshopů byly identifikované scénáře představeny jednotlivým týmům formou živých ukázek přímo v prostředí Office 365 s důrazem na výhody, které právě jim nové řešení přináší. Veškeré scénáře byly připraveny tak, aby přesně odpovídaly potřebám a způsobu práce každého z týmů.

Na praktických ukázkách v aplikacích jako Teams pro týmovou spolupráci, podnikové sociální síti Yammer, Planner a ToDo pro organizaci úkolů, OneDrive a SharePoint pro správu a sdílení obsahu či Sway pro tvorbu rychlých zpráv a prezentací, bylo členům týmů vysvětleno, jak lze efektivně komunikovat bez zahlcení e-maily, jak sdílet dokumenty v cloudu, Jak organizovat a přehledně strukturovat týmové agendy, jak společně pracovat nad jedním dokumentem, jak efektivně využívat chytrého telefonu pro komunikaci a bezpečný přístup k pracovním dokumentům, i když nejsou na pracovišti.

Návrh dalšího postupu

Poslední fází byl interní průzkum. Účastníci pilotního programu vyplnili podrobný dotazník zaměřený na přínos workshopů a prioritizaci scénářů. Dotazník se zabýval jak užitečností připravených scénářů, tak využitelností jednotlivých aplikací z rodiny Office 365.

Na základě interního průzkumu vznikla road mapa zavedení jednotlivých nástrojů Office 365 do celé společnosti. IT oddělení díky tomu přistupuje systematicky a moderovaně k otázce nasazení a adopce Office 365. Využívá tohoto konkrétního plánu, jak v oblasti Office 365 postupovat dále, s ohledem na byznys preference celé společnosti a přiměřené tempo osvojení jednotlivých aplikací uživateli.

Použité technologie

  • Microsoft Office 365
Alternate Text
Zájem ?