Intranet, správa dokumentů a reklamací ve společnosti Letoplast s.r.o.

S novým intranetem má zákazník důležité dokumenty na jednom místě dostupné odkudkoliv. Zároveň je doplněn o aplikaci, která řeší správu reklamací.

Profil zákazníka

Letoplast je dceřinou společností mezinárodní skupiny Lefevere Group, rodinné firmy s hlavním sídlem v Belgii, založené v roce 1900 a zastoupené v České republice od roku 1995. Letoplast se zaměřuje na co-design a engineering, vysoce kvalitní vstřikování plastů, lakování a montáže. Zákazníci firmy Letoplast jsou ze tří různých sektorů: automotive, lékařství a TV & Audio.

Realizace 2017

Společnost AutoCont nám vybudovala intranetové řešení včetně aplikace pro správu reklamací. Cílem bylo mít všechny dokumenty k dispozici odkudkoliv, přehledně a hlavně na jednom místě. To se firmě AutoCont podařilo, a proto v ní vidíme spolehlivého partnera, na kterého se vždy znovu rádi obrátíme.

Petr Slouka

Quality Manager

Výchozí situace a cíle projektu

Společnost AUTOCONT má dlouholeté zkušenosti s intranetovými řešeními a má již předpřipravené moduly pro sestavení intranetového řešení, které přizpůsobuje dle specifických požadavků každého zákazníka. V případě společnosti Letoplast s.r.o. je intranetové řešení obohaceno o aplikaci, která řeší správu reklamací.

Přínosy

  • Dostupnost informací odkudkoliv
  • Centralizace firemních informací a dokumentů
  • Provázanost s produkty MS Office
  • Verzování dokumentů
  • Řízení přístupu podle uživatelského oprávnění
  • Spolupráce více lidí na jednom dokumentu zároveň
  • Spolupráce skrze týmové a projektové weby
  • Elektronizace a automatizace procesů
  • Vytváření vlastních pracovních postupů
  • Sledování historie pracovních postupů
  • Vlastní elektronické formuláře

Popis řešení

Společnost Letoplast s.r.o. potřebovala vytvořit intranet, který by jí pomohl ve správě veškerých dokumentů.

Pro ukládání dokumentů bylo vytvořeno strukturované úložiště, které se dále dělí do dílčích knihoven, u kterých je možné specifikovat typ dokumentu, metadata, oprávnění či organizační struktury. Výhodou dokumentového úložiště je zejména možnost evidence metadat k dokumentům, dle nichž lze snadno dokument dohledat, filtrovat nebo vytvářet náhledy daných dokumentů dle vybraných kritérií.

Dále pak řízení přístupových oprávnění, která jsou automaticky načítána dle skupin rolí nebo dle oprávnění, a to až na úroveň konkrétního dokumentu.

Nad knihovnami dokumentů je nastaveno workflow dle schvalovací matice. V praxi to znamená, že uživatel vloží dokument do knihovny a tím spustí proces schvalování dokumentů. Tento řízený proces schvalování je doplněn o e-mailové notifikace. Součástí schvalovacího procesu může být např. i generování úkolu k elektronickému podepsání dokumentu. Následně může být dokument vygenerován ve formátu PDF.

Veškeré události o aktivitách proběhlých v rámci nastaveného procesu jsou zaznamenávány díky technologii Nintex Workflow do historie (kdo kdy schválil apod.). Při změně dokumentu a opětovném uložení na SharePoint bude dokument nahrán jako nová verze dokumentu, která podléhá novému schválení. O nahrání nové verze dokumentu do knihovny jsou příslušné osoby upozorněny e-mailem. Následně je vypublikován finální dokument v hlavní verzi, který je určen k seznámení ze strany příslušných uživatelů.

V rámci řešení vznikla i aplikace pro správu reklamací. Uživatel má možnost přidávat nové záznamy do seznamu reklamací dle kategorií interní/externí. Zadávání probíhá přímo v prostředí MS SharePoint (lze řešit i vyčítáním e-mailových zpráv a automatické zakládání požadavků do SharePoint seznamu). Správce reklamací je pomocí e-mailu informován o novém záznamu. Obdobně je uživatel informován o změně stavu požadavku (vyřešeno / v řešení apod.).

Technologie Nintex Workflow umožňuje vytvářet pracovní postupy v prostředí webového prohlížeče tak, aby byly uživatelsky snadno konfigurovatelné. Lze zde vytvářet i pokročilé schvalovací procesy, včetně nastavení rolí dle jednotlivých workflow, čímž významně rozšiřuje standardní vlastnosti SharePointu.

Použité technologie

  • Microsoft SharePoint Foundation 2013
  • Nintex Workflow
Zájem ?