Elektronizace faktur přinesla mimo jiné zrychlení zpracování faktur o 40 %, roční úsporu 500 000 Kč a přitom návratnost investice do 3 let. Zvoleno bylo kompletní digitalizační řešení pokrývající celý životní cyklus dokumentu.
Profil zákazníka
Linaset, a.s. je česká firma, která na trhu působí již více než 55 let. Vyrábí vysoce jakostní technické výlisky, vstřikovací formy pro zpracování termoplastů a termosetů a kompletuje konstrukční sestavy, finální výrobky a domácí spotřebiče. Patří k tradičním dodavatelům pro automobilové i jiné průmyslové obory. Firma je držitelem několika certifikátů kvality jakou jsou ISO/TS 16949:2009, EN ISO 9001:2008, EN ISO 14001:2004 a BS OHSAS 18001:2007.
Realizace 2017
Řešení od společnosti AUTOCONT nám pomohlo při digitalizaci dokumentů, vytěžování dat a při jejich následném ukládání. Na základě vlastních měření pro nás toto řešení znamená úsporu 500 000 Kč ročně. Ve firmě AUTOCONT vidíme spolehlivého partnera, na kterého se vždy znovu rádi obrátíme.
Jiří Zaoral
Vedoucí odboru informací (IT)
Výchozí situace a cíle projektu
V dnešní neustále se zrychlující době je nárůst papírových dokumentů takřka neudržitelný a digitalizace dokumentů se tak stává klíčovým a nezbytným prvkem téměř každého podnikání. Z tohoto důvodu se i firma Linaset, a.s. rozhodla pro elektronizaci svých faktur. Toto řešení firmě přineslo:
- Zvýšení produktivity,
- zefektivnění procesů,
- snížení nákladů,
- zvýšení přesnosti.
Přínosy
- Zrychlení zpracování faktur o 40 %
- Roční úspora 500 000 Kč
- Návratnost investice do 3 let
- Automatizace procesu zpracování dokumentů
- Eliminace manuálního zadávání dat
- Zkrácení doby pro zpracování dokumentů
- Zvýšení kvality vstupních dat
- Snížení personálních nákladů
- Jednotný proces zpracování dokumentů
- Větší dostupnost digitalizovaných dokumentů a vytěžených metadat
- Důvěryhodná archivace dokumentů
- Snadné sdílení a publikování informací
- Rychlejší nalezení obsahu
Popis řešení
Firma Linaset, a.s. se rozhodla pro kompletní digitalizační řešení, které pokrývá celý životní cyklus dokumentu od jeho naskenování až po jeho uložení. V praxi to vypadá tak, že do firmy byla nainstalována digitalizační linka, která převádí papírové dokumenty do elektronické podoby.
Digitalizace funguje na technologii IBM Datacap, která pomáhá automatizovat jednotlivé kroky procesu zpracování dokumentů. Systém využívá algoritmus, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů se zvyšuje množství automaticky vytěžených metadat a snižuje se potřeba uživatelských zásahů.
Celý proces začíná u přijetí dokumentu (faktury). V případě elektronické faktury je dokument zaslán jako příloha e-mailu do určené e-mailové schránky, odkud je pomocí komponenty AC Importer automaticky importován do systému. Papírové faktury jsou doručeny na skenovací pracoviště, kde obsluha provede nezbytné kroky k bezproblémovému skenování (odstranění sponek, kontrola posloupnosti dokumentů apod.). Dokumenty jsou naskenovány do systému, kde jsou automaticky zařazeny do fronty pro automatické rozpoznání a zpracování. Dokument je zde identifikován na základě validačních pravidel a databází IČ. Následně dochází k exportu dokumentu do úložiště MS SharePoint.
MS SharePoint a Nintex Workflow
Součástí řešení je i platforma MS SharePoint, která uživatelům umožňuje vytvářet weby, kde mohou vzájemně spolupracovat, snadno sdílet a vyhledávat informace, spravovat a publikovat dokumenty či odstraňovat duplicity. MS SharePoint obsahuje otevřené API, díky čemuž je kompatibilní i s jinými systémy a technologiemi. Nintex Workflow je intuitivní a snadno použitelný nástroj pro navrhování pracovních postupů v prostředí webového prohlížeče. Jde o grafické rozhraní, které umožňuje publikaci dokumentů (faktur) do jiných složek v rámci MS SharePoint. Nintex Workflow tedy významně rozšiřuje vlastnosti MS SharePoint.
Použité technologie
- IBM Datacap
- MS SharePoint
- Nintex Workflow
- O2 STA
