Potřebujete omezit počet osob na pracovišti či v provozovně na stanovený maximální počet? Chcete regulovat počet osob z důvodu snahy dodržet dvoumetrový odstup mezi zaměstnanci?
Stanovte maximální počty současně přítomných osob na pracovišti / v provozovně / v kanceláři a nechte zaměstnance, zarezervovat si místo na konkrétním pracovišti na daný den. Nebo stanovte, kdo kdy bude na pracovišti přítomen a zbylá místa do naplnění kapacity nechte volně k rezervaci. Hlídejte kapacity a mějte přehled o tom, kdo bude pracovat z kanceláře a kdo z domova.
A to vše přímo ze známého prostředí Teams. Aplikace Směny, která vám toto vše nabízí, je totiž dostupná přímo z Teams. Je součástí předplatného Microsoft 365 a tak její využití pro vás nebude znamenat žádný další náklad.
Jaký je postup?
  1. V aplikaci Směny založíte plán.
  2. Přidáte skupiny pro pracoviště / provozovny / kanceláře – včetně zaměstnanců, kteří si mohou přítomnost na pracovišti rezervovat.
  3. Zadáte směny na jednotlivé dny včetně limitu počtu osob. Směny stačí vyplnit např. na jeden „vzorový“ týden a poté už je rychle rozkopírovat na další časová období.
  4. Připravený rozpis zveřejníte.
smeny-1.png

Zaměstnanci si prostřednictvím aplikace Směny v Microsoft Teams rezervují místo. Mohou to pohodlně udělat z aplikace z počítače nebo i z mobilního telefonu.

smeny-2.png

Manažer jejich požadavky schvaluje. Kapacita se hlídá automaticky. Pokud je pro daný den vyčerpaná, směna se už k rezervaci nenabízí.
Jak zaměstnanec, tak manažer mají přehled o tom, kdy kdo bude přítomen. Vše je přehledné a transparentní. Přitom manažer není zatěžován e-mailovými zprávami o potřebě něco změnit. Zaměstnanec může sám svou přítomnost odvolat, nabídnout kolegům svou rezervaci nebo si směnu prohodit s kolegou.

smeny-3.png

V jednoduchém zobrazení máte přehled o počtu rezervací a volných pozic na jednotlivé dny.

smeny-4.png

A co je důležité – přítomnost osob v minulosti můžete snadno dohledat. Pokud by některý ze zaměstnanců oznámil své onemocnění, okamžitě víte, s kým na pracovišti přišel do styku.

Závěrem dodejme, že to není zdaleka vše, co vám aplikace Směny může nabídnout. Z dalších funkcí jmenujme snadné žádosti o dovolenou či jiné volno. Nebo docházkový systém, kdy zaměstnanci evidují své příchody a odchody a získáváte tak jejich časové výkazy.