Proč?

Snadné zveřejnění a používání v Teams, upozorňování na přidání nového záznamu, sdílení kolegům, možnost nastavit si další workflow – například schvalování položek seznamu.
Nově můžete seznamy vytvářet a přistupovat k nim z aplikace Lists. Oproti původnímu umístění seznamů v rámci týmových webů tato aplikace vytáhla seznamy na světlo a zjednodušila jejich zadávání, formátování i používání.

1.png

Představte si, že chcete zpřehlednit zadávání požadavků na nákupy drobných kancelářských potřeb. Někam, kam se každý snadno dostane, je třeba zadat požadavek – v dané struktuře, poslat ho pak ke schválení a po schválení předat nákupnímu oddělení.
Obdobných procesů jistě najdete celou řadu. Zařiďte si to sami – jednoduše v aplikaci Lists.
  1. Přímo v Lists zadejte nový seznam – prázdný nebo využít vzorované šablony, nebo vyjít z jiného seznamu.
  2. Určete, co je třeba vyplnit při zadání žádanky a jaké další údaje chcete sledovat.
  3. Seznam naformátujte, ať je přehledný.
  4. Chcete uživatelům zadávání ještě zjednodušit, tak upravte vstupní formulář.
  5. Nechte položky schvalovat – použijte předchystané flow (Power Automate) – je připravené v nabídce, stačí ho jen připojit k seznamu. Máte přesnější představu o procesu? Můžete flow upravit dle svých potřeb.
  6. Seznam dejte na kartu v kanálu Teams.
  7. Oznamte kolegům, že nyní budou požadavky zadávat zde.
Rychlé, praktické, zcela pod vaší kontrolou.

Vraťme se k jednotlivým krokům postupu detailněji:

Aplikace Lists – nové a stávající seznamy
V aplikaci Lists přidáte nový seznam – pro konkrétní tým, takovýto seznam je dostupný všem členům týmu. Nebo osobní seznam, který nasdílíte přímo tomu, s kým ho budete používat. Pak přidáním sloupců určíte strukturu seznamu.
Takto můžete připravit celou řadu seznamů pro různé agendy. Ke každému seznamu se snadno dostanete přímo z hlavní nabídky Lists. Často používané předejte do oblíbených a ty budou dostupné hned v horní části.

2.png

Formátování seznamu

Naformátováním seznamu zvýšíte jeho přehlednost. Formátování seznamů je v aplikaci Lists snadné. Podle zadané podmínky obarvíte písmo nebo pozadí položky, přidáte ikonu či ohraničení. Jednoduše výběrem z nabídky. Pro pokročilejší uživatele je přitom stále k dispozici formátování pomocí JSON.
Seznamy, pro které jste využili šablonu (je jich v nabídce osm, pro různé účely), jsou už naformátované.

3.png

Například u seznamu požadavků, které prochází následně schvalováním, se každý může podívat, v jakém stavu je jeho požadavek. Ikony a barvy dělají seznam názornějším a informace je zřejmá na první pohled.

Vstupní formulář

Chcete pro uživatele zjednodušit zadávání nových požadavků? Přizpůsobte formulář. Návrh formuláře se vygeneruje automaticky, vy ho jen upravíte.

4.png


Schvalování

Automatizace nemusí být složitá, zvláště, pokud jsou připravené šablony. A šablona pro schvalování je v nabídce Power Automate. U seznamu klikněte do volby Automatizovat, zvolte tok a upravte ho dle svého workflow.

5.png

Seznam v Teams

Seznam zveřejněte v Teams, kde bude pro každého snadno dostupný. Připněte ho v kanálu týmu na novou kartu.

6.png

Zbývá už jenom informovat kolegy a radovat se z přehledné agendy! 😊

Závěrem

Něco dalšího? Seznamy nabízí mnoho dalších funkcionalit – např. je můžete vyexportovat do Excelu pro další vyhodnocení. Užitečné jsou i různá zobrazení, která si můžete v seznamu detailně nastavit – např. pohled na filtrovaná data či seskupená dle stavu.
V Microsoft 365 propojením Teams, Lists, Power Automate a Power Apps získáváte silnou podporu pro jednoduché a rychlé nastavení a správu vašich agend a procesů.