Kolikrát jste dostali pozvánku na poradu, ve které nebyla uvedena agenda a přemýšleli jste, proč se vlastně máte zúčastnit? Nebo naopak byla pozvánka zahlcena mnoha body, nekonečným počtem příloh a nebylo zřejmé, co se čeho týká?
Jak pak vypadal průběh a výstup z takové porady? A máte vůbec průběžný přehled nad stavem zadaných úkolů, nebo trávíte začátek každé porady jejich revizí?
 
Stejně jako u každého jednání i u porady má zásadní vliv příprava. K sestavení kvalitní agendy porady vedou následující kroky:
  • Posbírejte vstupy od členů týmu a vyberte z nich témata, která ovlivňují celý tým. Čím více účastníků se bod agendy týká, tím aktivněji se na jeho řešení podílí.
  • Dejte účastníkům možnost témata předem prodiskutovat. K tomu se skvěle hodí nástroj Microsoft Teams. Předchozí diskuse témat pomáhá významně zkrátit dobu, kterou společně strávíte jejich řešením přímo na poradě.
  • Každému bodu agendy přiřaďte vlastníka. Vlastník je odpovědný za včasnou přípravu a dodání podkladů. Kvalitně připravený podklad není seznam odrážek, ale detailní fakta či odkazy na relevantní dokumenty, prezentace apod. Vlastník tématu také následně moderuje diskusi k danému bodu přímo na poradě.
  • Dopředu zřetelně pojmenujte, co má být výstupem každého bodu agendy. Zda je cílem pouze informovat, dané téma prodiskutovat nebo učinit finální rozhodnutí.
  • Přidejte k bodům agendy otázky k zamyšlení, které pomohou účastníkům lépe se připravit na diskusi.
  • Alokujte na každý bod porady odpovídající realistické množství času. Většina organizátorů porad podhodnocuje potřebný čas. Nestačí započítat pouze představení tématu, ale i odpovědi na dotazy, diskusi a čas strávený dohodou na dalším postupu.
  • Detailně připravenou agendu nasdílejte účastníkům s dostatečným časovým předstihem. Za úplné minimum se považuje 24 hodin, v závislosti na charakteru porady, její délce a důležitosti může být potřeba mnohem více času.
 
Je to jednoduché a logické, přesto se to často neděje. Někdy proto, že kvalitní organizace přípravy porady a přehledně ji komunikovat účastníkům zabere čas Naštěstí existují nástroje, které vám s tím pomohou. Nejen s přípravou, ale s řízením porady, se zápisem a správou úkolů. Možná už je dokonce máte.
 
Microsoft Office 365 obsahují vše potřebné. Pomocí Microsoft Teams v týmu snadno nasdílíte náměty a komunikujete agendu porady.Pozvánku vytvoříte v kalendáři Teams, případně Outlook a samotná porada může probíhat on-line, přitom s plným komfortem a zapojením účastníků.
Potřebné podklady máte ve sdílených souborech týmu v Teams a zápis snadno zpracujete v týmovém poznámkovém bloku OneNote. Zadané úkoly pořídíte přímo do Planneru, kde je můžete i průběžně sledovat či diskutovat. To vše z počítače, tabletu i mobilu, kdekoli a kdykoli.

MicrosoftTeams-porada.png
 
Jednoduché? Možná. Všechny stavební kameny jsou dobré, jen je správně propojit. Naštěstí i s tím umíme pomoci. Rozšiřujeme schopnosti Microsoft Teams o prvotřídní řešení pro porady, které všechny tyto součásti spojuje dohromady a dokážeme z nich dostat maximum. Na pozadí za vás veškeré podklady k poradám dobře zorganizuje, pomůže sestavit a nasdílet přehlednou agendu, udrží pořádek v úkolech z porad a navíc usnadní tvorbu a sdílení zápisu.  

Co třeba k tomu pár praktických vychytávek, jako odkladiště námětů, které se nevešly do časového rámce porady? Nebo vyhodnocení míry kvality připravenosti porady s doporučeními, co lze ještě zlepšit?

A to nejdůležitější nakonec - snadno nasdílíte učiněná rozhodnutí! Kvůli těm vlastně porady konáme.
 
A co vaše porady, nepotřebovaly by vylepšit?