Portálová řešení pro lepší komunikaci a produktivitu firmy

Sdílejte informace i důležité interní dokumenty uvnitř společnosti. Zrychlete firemní procesy a vylepšete spolupráci i spokojenost zaměstnanců. Moderní portál zařídí vše potřebné, jednodušeji než dřívější intranety.

Komunikujte efektivněji, zvyšte produktivitu

Zbavte se hromadných e-mailů a podpořte kvalitní informovanost ve firmě. Mějte podstatné firemní informace a dokumenty dostupné interně na jednom místě, a to kdykoliv a z jakéhokoliv zařízení. Samozřejmě se správným zabezpečením a řízením přístupu. Usnadněte sdílení dokumentů, zrychlete procesy organizace a zlepšete efektivitu spolupráce vašich týmů a jednotlivých zaměstnanců.

AC portál pro firmy

Firmám různých oborů a všech velikostí navrhujeme a stavíme portálové řešení na platformě Microsoft 365. Využíváme pro to nástroje jako jsou SharePoint Online, PowerAutomate, PowerApps a další. Microsoft SharePoint Online je cloudová služba, která představuje interní strukturované úložiště dat a informací pro firmy a organizace. Sharepoint Online nabízí obrovské možnosti nastavení a propojení dat, seznamů, formulářů a tabulek. Je možné pracovat s nastavením přístupových práv jednotlivých uživatelů. Takže jediné, co potřebujete, je webový prohlížeč anebo mobilní aplikace, abyste se mohli připojit i ze svých mobilních zařízení.

Potřeby portálu jsou velmi různorodé, máme předpřipravené šablony pro různé scénáře, ale dokážeme velmi rychle reagovat na poptávku a variabilně nasazovat jednotlivé další prvky. Využíváme dynamických možností Microsoft 365 a propojujeme jednotlivé části ekosystému. Celý systém má logiku, která může být přímo navázaná na Azure Active Directory a pracujeme u aplikací s nadřízeností a členstvím v bezpečnostních skupinách.

Jak při tvorbě interního portálu postupujeme

Základním kamenem řešení interních portálů je intranetový rozcestník, který obsahuje jednotlivé typy obsahu včetně custom částí a aplikací. Design individuálního portálového řešení vytváříme se zákazníkem tak, aby to bylo co nejblíže představám firmy a tak, aby se v něm uživatelé cítili co nejlépe.

Řízením životního cyklu dokumentů dostáváme pod kontrolu důležitá data firmy do hlídaného a bezpečného prostoru. Firmy tak již nemusí řešit hromady netříděných dat na lokálních úložištích. Snažíme se zvýšit produktivitu práce firmy, transformací zažitých procesů a nastavením digitálních schvalovacích postupů, generováním upozornění na ně.

Zavedením moderního portálového řešení zajišťujeme i dostupnost interních informací odkudkoliv a z jakéhokoliv typu zařízení, od počítače až po telefony.

Nejčastější potřeby, které řešíme interními portály

Rozcestníky a odkazy v hlavní části portálu usnadňují zaměstnancům orientaci ve firemních informacích a postupech. Díky dokumentovým knihovnám mohou uživatelé nalézt ten správný obsah a soubory, které se týkají celé firmy nebo jen jejich týmu. Portálová řešení přináší i jednoduchou evidenci docházky s žádostí o dovolenou, služební cesty, nemocenskou. Zarezervovat si lze díky nim efektivně i sdílená auta, zasedací místnosti, požadovanou techniku a podobně.

Díky internímu portálu rychleji šíříte informace, jednoduše zajistíte celofiremní oznámení či publikaci důležitých novinek. Přes portál lze též sdílet šablony různých dokumentů a prezentací i zobrazovat aktuální stavy firemních procesů či obchodních výsledků, přes různé typy dashbordů. Součástí mohou být i formuláře pro nahrávání dokumentů s vyplněním metadat. A tak čtenáře může například potěšit i průběžně aktualizovaný jídelníček na nejbližší dny.

Pro personální potřeby a oblasti řízení organizace lze sdílet důležitá témata od směrnic, předpisů, vzorů dokumentů, termínů BOZP a školení s automatickým hlídání expirace. Každý zaměstnanec díky portálu přesně ví, kam patří, jelikož se najde ve zveřejněné organizační struktuře a pro rychlou součinnost s kolegy si může dohledat potřebné kontakty s pokročilým vyhledáváním a tříděním. V rámci portálu lze jednoduše připravit kalendářovou pozvánku na interní akci a po jejím konání zveřejnit fotogalerii. Do portálu je také možno lehce provázat obsah sociálních sítí společnosti.

Pokud v aktuální době potřebujete vědět jasné informace o přítomnosti a zdravotním stavu svých zaměstnanců, může portálové řešení též efektivně posloužit, každý zaměstnanec zde zaeviduje stav odpovídající jeho situaci.

Pro vytvoření portálu na moderní platformě Microsoft 365 a SharePoint online nabízíme i migrace dat z předchozích verzí SharePoint, ať už jde o verzi 2007, 2010, 2013, 2016 či 2019. Zajišťujeme přípravu prostředí pro migraci, vlastní migrace dat a aplikací či vytvoření aplikací pro nové prostředí. Migrujeme data ze souborového systému a importujeme i jiné typy souborů.

Co stojí řešení portálu na platformě Microsoft 365

Mnoho firem má licenční výbavu pro plný provoz interního portálu na platformě Microsoft 365 k dispozici, aniž by si to uvědomovaly. Licence SharePoint Online jsou dostupné ve 3 verzích, tzv. plánech - Kiosk, Plán 1 a Plán 2. Pro standardní potřeby portálových řešení postačí z naší zkušenosti SharePoint Online Plán 1. Pokud máte pro vaše uživatele ve firmě zakoupenou jakoukoliv Business edici Microsoft 365, tzn. Basic, Standard či Premium anebo Enterprise edici Microsoft 365 E3 či E5, můžete se jednoduše do nasazení portálového řešení v organizaci pustit. Dané edice totiž potřebný typ SharePoint plánu obsahují.

Když vám pro některé uživatele Microsoft 365 licence budou chybět, je třeba je dokoupit. Zde můžete zvážit dát vybraným zaměstnancům jen elementární informační přístup (skladníkům, brigádníkům a podobně), kdy vám postačí plán Kiosk, který obsahují edice Microsoft 365 F1 (v ceně za 1,9 EUR měsíčně) či F3 (v ceně za 6,7 EUR / měsíčně). V ostatních situacích potřebujete dříve zmíněné edice. Pokud naopak od portálového řešení vyžadujete i pokročilou bezpečnostní ochranu dokumentů a informací či auditování činností uživatele, je nutné mít k dispozici plány Office 365 a Microsoft 365 v edicích E3 nebo E5.

Nejčastější rozsah našich prací pro nasazení Microsoft 365 portálového řešení na míru se pohybuje v částkách 100 až 250 tisíc Kč bez DPH. Je to samozřejmě o analýze a definici zadání, co vše má interní portál organizaci přinést.

Kontakt na AC specialistu

Pokud vás informace k této oblasti naší nabídky zaujaly, máte specifické dotazy či zájem o upřesnění k vaší konkrétní situaci, kontaktujte AC specialistu na emailu: josef.lindourek@autocont.cz 

Zájem ?