Omezení počtu osob na pracovišti? Plánujte směny v MS Teams.

Mezi doporučená opatření vlády v důsledku pandemické situace vyvolané koronavirem patří i zavedení rezervačních systémů pro přítomnost v zaměstnání až do maximálního počtu osob. Jak toto opatření uvést do praxe bez nákladných investic?

Potřebujete omezit počet osob na pracovišti či v provozovně na stanovený maximální počet? Chcete regulovat počet osob z důvodu snahy dodržet dvoumetrový odstup mezi zaměstnanci?
Stanovte maximální počty současně přítomných osob na pracovišti / v provozovně / v kanceláři a nechte zaměstnance, zarezervovat si místo na konkrétním pracovišti na daný den. Nebo stanovte, kdo kdy bude na pracovišti přítomen a zbylá místa do naplnění kapacity nechte volně k rezervaci. Hlídejte kapacity a mějte přehled o tom, kdo bude pracovat z kanceláře a kdo z domova.
A to vše přímo ze známého prostředí Teams. Aplikace Směny, která vám toto vše nabízí, je totiž dostupná přímo z Teams. Je součástí předplatného Microsoft 365 a tak její využití pro vás nebude znamenat žádný další náklad.
Jaký je postup?

1. V aplikaci Směny založíte plán.
2. Přidáte skupiny pro pracoviště / provozovny / kanceláře – včetně zaměstnanců, kteří si mohou přítomnost na pracovišti rezervovat.
3. Zadáte směny na jednotlivé dny včetně limitu počtu osob. Směny stačí vyplnit např. na jeden „vzorový“ týden a poté už je rychle rozkopírovat na další časová období.
4. Připravený rozpis zveřejníte.

Zaměstnanci si prostřednictvím aplikace Směny v Microsoft Teams rezervují místo. Mohou to pohodlně udělat z aplikace z počítače nebo i z mobilního telefonu.



Manažer jejich požadavky schvaluje. Kapacita se hlídá automaticky. Pokud je pro daný den vyčerpaná, směna se už k rezervaci nenabízí.
Jak zaměstnanec, tak manažer mají přehled o tom, kdy kdo bude přítomen. Vše je přehledné a transparentní. Přitom manažer není zatěžován e-mailovými zprávami o potřebě něco změnit. Zaměstnanec může sám svou přítomnost odvolat, nabídnout kolegům svou rezervaci nebo si směnu prohodit s kolegou.



V jednoduchém zobrazení máte přehled o počtu rezervací a volných pozic na jednotlivé dny.



A co je důležité – přítomnost osob v minulosti můžete snadno dohledat. Pokud by některý ze zaměstnanců oznámil své onemocnění, okamžitě víte, s kým na pracovišti přišel do styku.

Závěrem dodejme, že to není zdaleka vše, co vám aplikace Směny může nabídnout. Z dalších funkcí jmenujme snadné žádosti o dovolenou či jiné volno. Nebo docházkový systém, kdy zaměstnanci evidují své příchody a odchody a získáváte tak jejich časové výkazy.