Ať se má váš počítač stejně dobře jako vaše auto

Jmenujeme se AutoCont a čas od času se stále ještě stane, že nám zavolá někdo, kdo chce koupit auto nebo hledá autoservis. Zůstaňme proto chvíli u přirovnání počítačů k autům. Při nákupu automobilu je třeba brát v úvahu jak pořizovací, tak provozní náklady. Přirozeně se ptáme, jakou spotřebu vůz má, kolik stojí práce a náhradní díly. Ve vlastním zájmu jezdíme na předepsané prohlídky. Chápeme nutnost výměny oleje a brzdového obložení. Levný ojetý vůz možná necháme opravit u Vaška Nováka v jeho garážové dílničce. Zbrusu novou oktávii mu určitě nesvěříme. O počítačových systémech často uvažujeme jinak. Provozní náklady se podceňují. Placený servis se pokládá za luxus, nebo za nestoudnost dodavatele, který by to přece měl dělat zadarmo. Vaškové Novákové mají konjunkturu – za málo peněz odvádějí svou špatnou práci.

Se svými auty skutečně nakládáme rozumněji než se svými počítačovými systémy. Pořizovací cena počítačového vybavení menší firmy může být daleko nižší než cena jejího vozového parku, ale to není správný pohled na věc. Je třeba položit si otázku: kolik stojí výpadek?

Když vám auta přestanou třeba i všechna najednou jezdit, je to nepříjemnost, ale ne katastrofa (ledaže jste autodopravce, samozřejmě). Zato velký výpadek počítačového systému může vaši firmu na několik dnů, možná i týdnů vyřadit z provozu. Nedá se prodávat, nakupovat, pracovat se skladem. Spočtěte si sami, kolik vás stojí jeden den bez provozu. (Je to snadné. Velmi hrubý, ale působivý odhad dostanete, když sečtete jednodenní prodej s jedenapůlnásobkem denních hrubých mezd – zaměstnanci nemohou pracovat, ale musí dostat zaplaceno.)

A to není to nejhorší. Havárie se ztrátou dat může firmu jednoduše zlikvidovat, často i se závažnými právními důsledky. Uvědomte si, kolik dokumentů dnes už vůbec neexistuje v papírové podobě. Máte někde vytištěné kompletní údaje o svých zákaznících včetně historie obchodních transakcí? Dokážete se bez těch údajů obejít? Jak je zálohujete? A zkusili jste někdy, jen tak cvičně, něco v těch zálohách najít a obnovit příslušná data? Možná by takový hodinový pokus byl užitečný – udělali byste si názorný obrázek, co opravdu funguje, a o čem si to jen myslíte.

Infrastruktura a aplikace

Nechceme vás strašit. Rizika, o nichž je zde řeč, nicméně existují a je dobré o nich vědět. Zkusme si teď vysvětlit, jak vám je pomůžeme dostat pod kontrolu. Z technického a provozního hlediska se všechny počítačové systémy skládají ze dvou částí. Říká se jim infrastruktura a aplikace. V automobilové metafoře je to zhruba totéž jako podvozek s motorem a karoserie. Aplikace – karoserie – je to, co je vidět, tj. systém z hlediska jeho běžného uživatele. Infrastruktura je to, „proč to jezdí“. Uživatel o ní ani neví – přesněji řečeno, doví se o ní, když přestane fungovat, stejně jako o vodovodu začneme zpravidla přemýšlet až tehdy, když z něj přestane téci voda.

Naše společnost je dodavatelem služeb souvisejících s infrastrukturou. Rozumíme jí velice dobře, máme s ní obsáhlé zkušenosti. To je ve světě výpočetní techniky ten hlavní faktor, jímž se dobří dodavatelé liší od méně dobrých. Můžeme to tak dělat, protože infrastruktura je velmi podobná ve všech typech firem – v advokátní kanceláři i v masokombinátu, v hotelu i na městském úřadu.

V čem se tedy dokonale vyznáme, to jsou osobní počítače, sítě, kabeláže, servery a tak dále – prostě ten podvozek, o němž byla řeč výše, a to včetně základních kancelářských aplikací. To ovšem nezahrnuje celou šíři potřeb zákazníka. Můžete být nespokojeni se službami telekomunikačního dodavatele (např. připojení na internet, propojení poboček). Nic z toho přímo neděláme, ale můžeme vám nabídnout služby vyjednavače, advokáta – říkejte tomu, jak chcete. Podstata věci je v tom, že dovedeme velmi účinně jednat se specializovanými dodavateli z IT.

Outsourcing se vyplatí

Převezme-li dodavatel péči o zákazníkovy počítače, hovoříme zpravidla o outsourcingu: podnik používá namísto vlastních vnitřních zdrojů (například svého IT oddělení) zdroje vnější. Někdy je to kombinace využití obou zdrojů. Zákazníkovo IT oddělení je zodpovědné jen za některé činnosti IT ve firmě (např. vývoj aplikace). Každodenní činnosti (tj. správa a údržba IT, podpora uživatelů) zákazník přenechá dodavateli.

Z ekonomického hlediska existují tři způsoby, jak se na IT infrastrukturu dívat. Někdy může přímo a prokazatelně snížit náklady. Pak jde o investici s vyčíslitelnou dobou návratnosti. Jindy je třeba dívat se na ni jako na pořizovací a provozní náklad. Pak má smysl snažit se jej minimalizovat, ale při zachování kvality služby. Konečně může mít IT infrastruktura ekonomický význam stejný jako pojištění – nic přímo ani nepřímo nepřináší, slouží jako zabezpečení, aby nedošlo ke škodám. Pak platí obvyklá logika pojistných nákladů, tedy porovnávají se tři čísla: pravděpodobnost mimořádné události, očekávaná výše škody a cena pojištění.

Outsourcing může být nastaven mnoha různými způsoby. Nejlepší kombinací ceny a kvality je forma vzdálené správy. Dodavatel na dálku monitoruje potenciálně problematická místa zákazníkových počítačových systémů. Nastane-li problém, většinou jej pracovníci dodavatele dokážou vyřešit na dálku, což je rychlejší, levnější a zákazník se často nemusí nic dovědět – problém je zažehnán dřív, než se vůbec stihl projevit.

Dodavatel jako AutoCont zpravidla nenahradí stávající IT odborníky u zákazníka, posune však obsah jejich práce k tomu, co je pro daný podnik specifické, tedy do míst, kde se IT prolíná s byznysem. V tom nemůže externí dodavatel interního pracovníka nahradit – ve většině ostatních IT činností ano. Dokáže je provozovat stejně dobře jako špičkový interní zaměstnanec, ale levněji než on.