Skenovací procesy

Základní informace

Co se skrývá pod pojmem skenovací procesy? Jde o soubor technologických kroků zajištujících vstup dokumentu a dat do systému elektronické správy dokumentů.

Na počátku máme k dispozici široké spektrum nejrůznějších dokumentů, většinou převážně v papírové formě. Na druhé straně stojí systém správy dokumentů v elektronické podobě, obsahující nejen obrazy příslušných dokumentů, ale i řadu metadat, klíčových slov a indexů. Několik typických kroku obvykle zajistí zařazení nových dokumentů do systému. V některých případech je větší důraz položen na získání dokumentů (Document Capture), jindy jsou rozhodující vytěžená data (Data Capture), nejčastěji však jde o kombinaci obou funkcí, které jsou čím stále častěji doplňovány požadavky na distribuované zpracování za využití webových přístupů.

Nabízíme řešení, které výše uvedeným požadavkům vyhoví a podpoří váš každodenní business. Navíc vám dá jistotu správného rozhodnutí v podobě zaručeného dlouhodobého vývoje společnosti Dicom, kvalitní servisní podpory a silného a zkušeného implementačního partnera, společnosti AutoCont. Tímto řešením je široká škála nejmodernějších SW skenovacích technologií Kofax a k nim příslušné produkční skenery Fujitsu, Bell&Howell, Kodak, Philips.

Vhodným využitím skenovacích procesů za pomoci nasazení příslušných HW a SW technologií získáte následující přínosy a výhody:

Pokrytí klíčových procesů s dokumenty ve společnosti
Výrazné snížení nákladů
Zjednodušení a především značné zefektivnění procesů s dokumenty
Integrace s DMS
Snadné ovládání a přehledné uživatelské prostředí
Modularita a rozšiřitelnost
Otevřenost pro integraci s jinými systémy a aplikacemi

Detailní pohled

Měnící se požadavky vyžadují flexibilní řešení

Přestože skenovací proces je možné obecně shrnout do několika kroků, je nutné, na základě konkrétních požadavků jednotlivých společností, proces a k němu vhodné využití potřebných skenovacích technologií vhodně zvolit. Zde je potřeba se rozhodovat především na základě následujících informací:

Počet zpracovaných dokumentů (denně, měsíčně, ročně)
Formáty dokumentů (A3,A4, jiné)
Fyzická kvalita dokumentů (kvalita papíru)
Typy dokumentů (formuláře, faktury, smlouvy)
Co chceme s dokumenty dělat (určit si základní procesy....např. skenování formulářů a vytěžování některých dat, zpracování faktur vytěžování dat z nich a ukládání přímo do ERP systémů)

Dále je potřeba zvážit i možnost využití některých stávajících systémů již používaných ve společnosti která nasazuje skenovací procesy z důvodu jejich zahrnutí do procesu za účelem zjednodušení procesu a především za účelem co největší úspěšnosti při vytěžování dat ze skenovaných dokumentů. Technologie Kofax nabízejí integrované vývojové nástroje umožňující provádění programových změn, vytváření rozšiřujících modulů a nadstaveb a díky otevřeným komunikačním rozhraním i integraci a výměnu dat s jinými systémy.
Obecně je možné skenovací procesy shrnout do těchto následujících kroků. Každý krok zpracování může podstatně ovlivnit výši provozních nákladu systému a proto je třeba pečlivě zvážit zavedení procesů nejen z pohledu nasazení technologií ale i z pohledu popisu procesu jako takového.

Skenování
Muže být centrální, distribuované v místní síti nebo řízené prostřednictvím sítě internet. Efektivní skenování vyžaduje komfortní řízení připojeného skeneru, včetně funkce VirtualReScan, eliminující potřebu složitého hledání správného nastavení nebo dokonce opakovaného skenování obtížných předloh.

Rozpoznání
Nejprve probíhá úprava obrazu, jeho vyrovnání a zonální čištění podle různých předem definovaných profilu. Následuje automatická identifikace typu formuláře a v závislosti na výsledku aplikace případných automatických rozpoznání textu (klíčových dat a indexu) z předem definovaných oblastí dokumentu. Úspěšnost rozpoznání je nejvyšší u textu tištěného, velmi dobrých výsledku se dosahuje i u ručně psaného hůlkového písma. Významnou roli hraje celkové rozvržení formuláře a je proto dobré návrh předem konzultovat.

Indexování a validace
Data jsou automaticky vytěžena z dokumentu a ověřena obsluhou podle stupně jejich důležitosti a podle nároku na přesnost jejich interpretace.

Uvolnění - Release
Precizní digitální interpretace (obraz) původního dokumentu spolu s vytěženými daty jsou automaticky v příslušném interním formátu přeneseny do systému správy dokumentu za účelem jejich opětovného vyvolání v případě potřeby a za využití získaných indexových informací. Ty se nadále uchovávají databázovým způsobem, takže vazba mezi dokumenty a daty zůstává oboustranná.

Silný a zkušený partner
Z výše uvedených informací je zřejmé že nasazení skenovacích procesů může být i velice složitý proces, jehož cílem je optimálně zkombinovat a integrovat Vaše specifické požadavky se stávajícími systémy a pracovními postupy. Velmi důležitou roli v tomto procesu hraje dodavatel systému, resp. jeho implementační tým.
Společnost AutoCont je Certifikovaným partnerem společnosti Kofax a Dicom (celosvětový vlastník společnosti Kofax) s řadou kompetencí včetně možnosti vyvíjet a upravovat různé skenovací moduly. Disponujeme týmem certifikovaných programátorů, vývojářů a implementátorů, kteří jsou specializováni na vývoj, úpravu a sazení jednotlivých technologíí společnosti Kofax. Naše dlouholeté zkušenosti přetváříme v přidanou hodnotu pro zákazníka a snažíme se je využít při tvorbě rozšiřujících (add-on) modulů a nasazování jednotlivých systémů, které dále zvyšují užitnou hodnotu nabízených řešení. Projekty implementace řídíme podle ověřené implementační metodiky, která přesně stanovuje odpovědnosti jednotlivých členů implementačního týmu na straně dodavatele i zákazníka v jednotlivých částech implementačního projektu s cíle eliminovat rizika projektu.

Kvalitní provozní podpora řešení
Nasazením skenovacích procesů však jeho životní cyklus nekončí. Naopak, od tohoto okamžiku musí zákazníkovi přinášet očekávané úspory, zisk nebo konkurenční výhodu. Proto je důležitá kvalitní podpora provozu systému pro přizpůsobení změnám a jeho další rozvoj. AutoCont svým zákazníkům nabízí centralizovaný a vysoce odborný systém podpory zahrnující Help-Desk systém, Hot-line podporu, vzdálenou správu a garantované termíny zásahu.

Ocenění
Řešení v oblasti skenování od společnosti AutoCont jsou pro svou kvalitu oceňována zákazníky a dodavatelem skenovacích technologií. Jsme dlouhodobě hodnoceni jako jeden z nejlepších dodavatelů systémů Kofax v České republice.

Klíčové produkty

Technologie společnosti Kofax jsou osvědčeným řešením pro firmy různé velikosti - od malých až po velké. Nabízí širokou funkčnost, pružný licenční model, jednoduché ovládání a provázanost s aplikacemi Microsoft Office. Její produkty řeší v současnosti téměř vše co je z oblasti skenování známé včetně těch nejsložitějších způsobů práce s dokumenty a jejich převedení do elektronické podoby ať už se jedná o strukturované, polostrukturované nebo i nestrukturované vytěžování dat., úprava obrazu, třídění a automatické zařazování do dávek k následnému zpracování.Tyto moderní technologie z hlediska výkonnosti, bezpečnosti, spolehlivosti a jednoduchosti ovládání splňují i ty největší nároky a požadavky firem.

Kontakty

Miloš Lacina, milos.lacina@autocont.cz

nahoru