Podpora týmové spolupráce a sdílení informací

Základní informace

Počítačové systémy a uživatelské aplikace jsou dnes na velmi vysoké úrovni a málokdo si dovede představit vytváření informací jinak nežli s jejich pomocí. Problémem dnes není využití výpočetní techniky a jejích vymožeností jednotlivými pracovníky společnosti, avšak v mnoha případech je práce jednotlivých lidí oddělená, vytvořené dokumenty jsou použity jednou a příště tu samou informaci vytváří někdo jiný, aniž by využil již jednou investovaný čas.

Rozesílání důležitých informací a komunikace je již dnes neodmyslitelná bez elektronické pošty, avšak aktuálnost zpráv je omezena na velmi krátkou dobu, po kterou si zapamatujeme že nějaká důležitá informace byla kdesi v e-mailu.

Jedním z moderních trendů informačních systémů je podpora týmové spolupráce a sdílení informací. Tyto systémy usnadňují spolupráci na vytváření společných dokumentů, komunikaci mezi členy týmů nejen elektronickou poštou, ale v reálném čase, a v neposlední řadě efektivní sdílení a vyhledávání informací, které již někdo jednou vytvořil.

Využití technologií pro týmovou spolupráci Vám přinese zejména:

Maximální využití znalostního potenciálu celé společnosti
Minimalizaci nákladů na zbytečné vytváření redundantních informací, dokumentů, nabídek atd..
Zajištění aktuálnosti důležitých informací po celou dobu jejich platnosti
Možnost komunikovat mezi členy týmu v reálném čase s minimálními náklady
Umožní jednoduše najít správnou informaci a tím zásadně snížit jejich redundantní vytváření, nabídnout všechny dostupné informace k oblasti, zákazníkovi, projektu, rozhodnutí.
Zefektivní rutinních činností, podporuje soustředit se na činnosti, vedoucí k naplnění cílů Vaší společnosti.

Detailní pohled

Základní oblasti systémů pro týmovou spolupráci

Informační portál společnosti
Jednotícím bodem pro všechny informace ve společnosti by měl být centrální intranetový portál. Na tomto místě jsou zaznamenávány a publikovány důležité novinky, jsou zde základní informace o firmě a firemních procesech, kompetence jednotlivých oddělení - zkrátka vše, co by se měl každý dozvědět. Další zásadní funkcí portálu je navést rychle a strávně uživatele k informaci, kterou pro svou práci potřebuje a kterou již někdo vytvořil. K tomu slouží jak přehledná navigace portálu, tak i robustní vyhledávací stroj, umožňující vyhledání informací v dokumentových systémech, příspěvcích na portále, v elektronické komunikaci i v databázových serverech. Vše samozřejmě s respektováním přístupových práv a rolí uživatelů.

Týmové a projektové portály
Tyto portály jsou podřízené výše uvedenému centrálnímu portálu. Obsahují již vlastní informace jednotlivých divizí, oddělení nebo projektových týmů - aktuality, kontaktní informace, týmové úkoly, diskusní fóra a seznamy s potřebnými informacemi. Důležitou oblastí je podpora týmu při vytváření dokumentů. Dokumentové funkce umožňují dokumenty verzovat, vyjímat pro editaci konkrétním uživatelem, popisovat vlastnosti dokumentu pro snadnější vyhledávání a dokumenty schvalovat a následně publikovat. V případě potřeby je možné nad těmito portály zajistit podporu firemních schvalovacích procesů - workflow.
Velmi důležitou a příjemnou vlastností je přímá podpora týmových portálů a jejich dokumentových knihoven přímo z aplikací Microsoft Office.

Elektronická pošta
Elektronická pošta je základním prvkem komunikace. Ve spojení s portálovými technologiemi a týmovými weby není již centrálním a často nepřehledným úložištěm interních informací, ale efektivní cestou jak informovat o důležitých věcech neodkladně a adresně. Pokud má informace zaslaná e-mailem delší platnost, je velmi efektivní informaci umístit zároveň na správné místo portálu. Systém elektronické pošty také nabízí komfortní a efektivní nástroje pro skupinové plánování schůzek s ohledem na kalendáře účastníků, uchovávání kontaktních informací a osobních úkolů.

Systémy pro komunikaci v reálném čase
Nejmladší z uvedených oblastí a technologií umožňuje komunikovat s jiným uživatelem nebo uživateli právě v ten okamžik, kdy to potřebujete. Komunikovat můžete textovou formou (Instant Messaging), můžete používat elektronickou tabuli pro kreslení, můžete sdílet vybrané aplikace pro ostatní nebo komunikovat hlasem a přenášeným obrazem. Technologie pro reálnou komunikaci oceníte zejména v případě, že jsou vaše pracovní týmy v různých lokalitách.

Klíčové produkty

Řešení pro podporu týmové spolupráce jsou postavena na integraci technologií společnosti Microsoft:

Microsoft Office 2003
Microsoft InfoPath
Microsoft SharePoint Portal Server
Microsoft Windows Server 2003
Windows Sharepoint Services
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft BizTalk Server 2004
Microsoft Exchange Server 2003
Microsoft Live Communication Server 2005

Řešení která rozvíjí zejména dokumentové funkce systému a dokumentové workflow:

K2 .NET
Nintex SmartLibrary

Případové studie

Řešení pro podporu týmové spolupráce jsme implementovali ve společnostech :

Jihomoravská energetika a.s., dnes E-ON Czech
Česká pošta, oblastní závod Severní morava
Interní portál společnosti AutoCont CZ

Kontakty

Lubomír Forejtek, lubomir.forejtek@autocont.cz

nahoru