Optimalizace tiskového prostředí

Základní informace

Díky bouřlivému rozvoji IT technologií, které se samozřejmě týká i tiskáren a kopírek, dochází v mnoha společnostech k průběžnému pořizování těchto zařízení na základě aktuálních požadavků uživatelů. Pořizovací náklady za tyto zařízení jsou většinou nízké, což je v první řadě dáno díky konkurenci na trhu a v řadě druhé díky vyjednávacím schopnostem nákupního oddělení zákazníka. Nicméně ne vždy jsou vybraná zařízení pro zákazníka výhodná i z pohledu provozních nákladů. Zde je jistě zcela na místě námitka, že není možné pro všechny případy nakupovat výkonná zařízení zaměřená na nízké provozní náklady, protože ta by nebyla např. využita z pohledu doporučeného zatížení a vlastně by zbytečně zatížila rozpočet zákazníka. Proto je důležité si uvědomit, že cílem optimalizace tiskového prostředí není primárně dodávka nových zařízení, ale definice skutečných potřeb jednotlivých uživatelů nebo skupin v této oblasti. Z toho vyplývá nejdůležitější otázka a tou je: "Je možné zjistit skutečné potřeby uživatelů a následně je i naplnit?".

Odpověď na předchozí otázku není složitá. Dnes již existují technologie, které umožňují provádět detailní monitoring tiskového prostředí, který zahrnuje nejen síťový tisk, ale i lokální tiskárny nebo kopírky, resp. proces skenování na multifunkčních zařízeních. Rozsah monitoringu je dán jen technologickými možnostmi monitorovaných zařízení a volbou použitých komponent monitorovacího systému. Na základě přesných informací z monitoringu tiskového prostředí je pak možné vytvořit mapu skutečných potřeb uživatelů nebo skupin a vhodným způsobem na ně reagovat. Ve většině případů se tak ukáží jako neopodstatněné některé požadavky na pořízení dalších tiskáren, čímž dochází automaticky k úsporám v investicích. Monitorovaná data je tak možné hlouběji analyzovat a na základě vysledovaných trendů vytvořit konkrétní návrhy na změny (relokace zařízení, rekonfigurace systému, úpravy metodik apod.). Všichni jistě známe ze své praxe případy, kdy je na síťovou tiskárnu odeslán "citlivý" dokument, který by měl být přístupný pouze úzké skupině uživatelů a než je dokument na tiskárně vyzvednut, může si ho někdo jiný přečíst nebo vzít (úmyslně nebo náhodou). Proto součástí analytických činností bývá i samostatná oblast zahrnující požadavky na bezpečnost, kdy se sleduje tisk "citlivých" dokumentů a na základě zjištěných faktů se pak navrhují konkrétní opatření pro zabezpečení tiskového prostředí. Ucelená analýza tedy slouží jako nástroj pro následnou optimalizaci či konsolidaci celého tiskového prostředí s využitím všech dostupných technologií, s ohledem na nízké provozní náklady a vysokou kvalitu a dostupnost služeb.

Mezi klíčové přínosy těchto aktivit patří zejména:

Zjištění skutečných potřeb uživatelů jako podklad pro následnou optimalizaci
Garantované snížení provozních nákladů
Cílené rozúčtování tiskových nákladů
Zabezpečení tiskového prostředí

Detailní pohled

Pracovníci divize Systémová a aplikační infrastruktura jsou připraveni poskytnout odborné služby nejen v oblasti implementace systému pro monitoring tiskového prostředí, ale naměřené informace i vyhodnotit, provést detailní analýzu a navrhnout konkrétní změny optimalizace prostředí a případně tyto i realizovat.

Monitoring tiskového řešení
V rámci těchto služeb je provedena instalace potřebných SW komponent zajišťujících kompletní monitoring tiskového prostředí. Jsou hlídány tiskové výstupy na síťových zařízeních připojených přes tiskové servery, síťových zařízení na která uživatelé tisknou přímo i lokálně připojené tiskárny. Je dokonce možné zjišťovat u některých typů multifunkčních zařízení nebo kopírek i množství kopírovaných stránek. Instalace nepředstavuje zvýšené nároky na HW na straně zákazníka, potřebné SW komponenty jsou dodávány buď jako služba (po dobu provádění monitoringu) nebo do trvalého užívání formou nákupu SW licencí. Dodávaný systém není vázán na jednu platformu výrobce tiskáren nebo kopírek a je umožněn monitoring tisku v prostředí Linux i Microsoft Windows.

Rozúčtování nákladů na tisk
V případě nasazení potřebných komponent pro monitoring tiskového prostředí je možné se získanými daty dále pracovat a použít je pro rozúčtování nákladů. Systém totiž důsledně u každé tiskové úlohy zapisuje informace o typu úlohy (formát dokumentu, typ dokumentu, čb/barva apod.) a ID uživatele, který vytiskl konkrétní dokument. Z těchto dat je již možné vytvořit konkrétní výstupy za požadované období a tyto použít pro rozúčtování nákladů na uživatele, skupiny, nákladová střediska atd. Při detailní konfiguraci systému je možné zadat dokonce odlišné informace o nákladech na vytištěné stránky v souvislosti s typem úlohy (A3, A4), typem tisku (čb/barva) nebo dle skutečného pokrytí stránky inkoustem nebo tonerem. V případě požadavku na integraci systému pro monitoring/accounting tiskových nákladů do stávajících systémů zákazníka je možno ji provést jako dodatečnou službu na základě analýzy požadavků.

Audit a analýza tiskového prostředí
Na základě funkčního monitoringu tiskového prostředí se nabízí jako další krok tvorba manažerských výstupů/pohledů, které slouží pro finální rozhodnutí o tom zda-li optimalizovat tiskové prostředí. Mezi standardní výstupy patří informace o počtu vytištěných stránek, s rozdělením na uživatele, oddělení nebo zařízení apod., s možností definice časového období, typu dokumentu, formátu nebo typu tisku. Dále je možné provést detailní audit použitých zařízení, jejich zhodnocení z pohledu životnosti a poskytovaných servisních služeb (záruční a pozáruční servis), zjistit a popsat konfiguraci jednotlivých zařízení a konfiguraci souvisejících částí infrastruktury. Součástí těchto činností může být sběr požadavků zákazníka na zabezpečení tiskových výstupů (neoprávněný tisk, "citlivá" data apod.) nebo i dokumentů v elektronické podobě.

Návrhy změn, konzultační podpora
V případě, že informace, které jsou součástí analýzy prokazují potřebu konsolidace/optimalizace tiskového prostředí jako celku, je možné využít návazné konzultační služby. V této fázi jsou se zákazníkem dále diskutovány jednotlivé oblasti jeho tiskového prostředí a tyto vhodným způsobem optimalizovány. Mezi konzultované oblasti patří zejména:

Logistické procesy, nákupy zařízení a spotřebního materiálu
Záruky na zařízení, dostupnost a úroveň servisních služeb
Doporučené technické změny, relokace zařízení, konsolidace prostředí, upgrade zařízení
Rekonfigurace stávajících zařízení, rekonfigurace související infrastruktury
Výpočty TCO, celková optimalizace provozních nákladů
Bezpečnostní aspekty a doporučení pro zabezpečení tiskového prostředí

Realizace změn, poskytnutí souvisejících služeb
Vzhledem k širokému spektru poskytovaných služeb je AutoCont CZ a.s. připraven i realizovat jednotlivé požadavky na změny počínaje dodávkou potřebného HW a SW a poskytnutím implementačních nebo konzultačních služeb konče.

Popis systému SafeQ

Pro většinu výše uvedených činností souvisejících s optimalizací tiskového prostředí je používáno řešení SafeQ. Jedná se o původní české řešení, které řídí a zabezpečuje tisk v sítích, a to na platformě MS Windows i Linux. Každá tisková úloha v síti je nejdříve předána serveru SafeQ, který na základě několika faktorů rozhodne, kde a zda bude dokument vytisknut. SafeQ server tuto úlohu dokáže zaúčtovat, ať už na vrub jednotlivce, skupiny nebo na konkrétní projekt. Dalšími funkcionalitami řešení jsou kreditní systém a možnost nastavení přístupových práv pro jednotlivé uživatele/skupiny.

Navíc SafeQ server dokáže monitorovat veškerý lokální i síťový tisk a výsledky následně publikovat v přehledné formě. Vzhledem k tomu, že veškerá data jsou strukturovaně uložena v databázi, je možné na základě požadavku zákazníka vytvořit téměř libovolné reporty/pohledy a ty např. vložit na interní portál nebo využít jako vstup do jiné aplikace (např. přímé napojení do ERP systému). Sledování vytíženosti jednotlivých zařízení lze pak vhodně využít při následné optimalizaci tiskového prostředí. Klíčovou výhodou tiskového řešení SafeQ je zabezpečený tisk, který zejména v prostředí větších sítí nabývá na významu, protože zajistí doložitelnou a úplnou fyzickou kontrolu nad vytištěnými dokumenty.

Systém SafeQ ve většině případů nevyžaduje další rozšiřování infrastruktury zákazníka a využívá již instalované komponenty sítě (typicky tiskové servery, file servery apod.).

Proč YSoft SafeQ (*.pdf, 2.72MB)

Případové studie

Kontakty

Petr Pánek, petr.panek@autocont.cz

nahoru