Řešení pro správu dokumentů

Základní informace

Správa dokumentů v rámci celého podniku není jednoduchou záležitostí. Důležité informace jsou často rozmístěny v množství oddělených aplikací a v různých formátech, což způsobuje velmi složitý přístup k datům v nich uložených. Zvyšující se množství informací jen zvětšuje problémy s jejich zpracováním, vytvářejí se hory dat, ve kterých je téměř nemožné se orientovat. Vyhledávání informací potom zabírá příliš mnoho času, což se mimo jiné odráží v režijních nákladech společnosti. Rovněž trpí kvalita a rychlost rozhodování. Roztroušené a neorganizované informace brání společnostem plně respektovat a udržovat jejich činnost v souladu se stále se zvyšujícími požadavky zákonů, technických norem a ostatních správních předpisů. Tyto nároky současného obchodu a podnikání nelze řešit stávajícími systémy, často ještě založenými na předávání informací v papírové podobě.

Přínos systému pro správu dokumentů spočívá v:

o zavedení určitého řádu a systému do práce s dokumenty,
urychlení vyhledávání a oběhu dokumentů,
full-textovém prohledávání a indexování dokumentů,
zabránění ztrátám dokumentů,
podpoře široké množiny formátů dokumentů,
verzování dokumentů s možností návratu,
možnosti grafické definice a tvorby workflow procesních cest oběhu dokumentu nebo formuláře,
poskytnutí historie zpracování každého dokumentu.

Detailní pohled

Systém pro správu dokumentů je možné postavit např. na platformě FileNet P8. Řešení pracují na dostupných platformách - MS Windows, HP Unix, Sun Solaris, IBM AIX, při využití architektury klient-server a moderních objektových technologií COM, ActiveX. Aplikačně je zajištěn přístup k funkcím prostřednictvím internetového prohlížeče.

Základem systému pro správu dokumentů je dokumentová knihovna. ECM FileNET používá dva typy dokumentové knihovny podle povahy dokumentů uchovávaných v knihovně. Architektura FileNet P8 poskytuje organizacím možnost rozšiřitelnosti a flexibilitu umožňující řešení náročných a komplexních úkolů týkajících se podnikového obsahu, obchodních procesů a konektivity. Využívá jednotné úložiště, jednotné uživatelské prostředí a jednotnou sadu aplikačního programovacího rozhraní (API) pro vývojáře.

ECM FileNET se skládá z následujících modulů:

Content manager (poskytuje kontrolu, přístup a sdílení podnikového obsahu v bezpečném a vysoce škálovatelném prostředí),
Business Process manager (automatizuje, narovnává a optimalizuje firemní procesy prostřednictvím řízení pracovních toků mezi lidmi a podnikovými systémy),
Forms manager správa a zpracování formulářů,
Image manager (poskytuje bezpečné a výkonné prostředí pro ukládání a řízení velkých objemů naskenovaných dokumentů a dalšího obsahu. Tisíce uživatelů tak mohou přistupovat k miliardám statických objektů, jako jsou nejrůznější dokumenty, faxy, e-maily nebo multimediální soubory),
Records manager - zpracování spisů v závislosti na definovaném procesu,
Web Content manager (slouží pro řízení tvorby, schvalování a publikaci webového obsahu a komplexních dokumentů),
Team Collaboration manager. Všechny uvedené produktové sady jsou vzájemně plně integrovány, umožňují zákazníkům zvolit si vyhovující řešení a následně podle potřeby přidávat další moduly a prvky.

Systém pro správu dokumentů FileNET splňuje všechny požadavky kladené na integrovanou správu dokumentů - vytváření dokumentů, nástroje pro jejich vyhledávání včetně full-textového, šablony pro vyhledávání, vytváření anotací, správa dokumentů, nástroje pro publikování dokumentů, správa verzí dokumentů, podpora více než 200 různých formátů dokumentů, zajištění datové integrity a kompletní bezpečnosti na úrovni uživatele, skupiny, adresáře, dokumentu, verze, anotací a uložených kritérií pro vyhledávání. Součásti systému jsou nástroje, které umožňují práci se systémovými objekty (uživatelé, skupiny uživatelů, dokumenty, verze,...) a jejich vlastnostmi. Spojením dokumentové knihovny s těmito nástroji pak vzniká jedinečná platforma pro správu obchodních procesů. Celý systém pro správu dokumentů ECM FileNET lze integrovat s dalšími systémy jako jsou např. ERP, CRM, DataWarehouse, B2B aplikace, portály aj. a umožnit tak přístup k potřebným dokumentům v pravý čas a ze všech míst, kde je třeba a tím dále povýšit hodnotu již zavedených systémů.

Kontakty

Walter Pavliš, walter.pavlis@autocont.cz

nahoru