Správa a řízení dokumentů (DMS)

Pomáháme zákazníkům snadno a přehledně pracovat s dokumenty a šetřit čas. Umožňujeme naplňovat princip elektronického oběhu dokumentů díky podpoře procesů a workflow v souladu s legislativou a za pomoci řešení na podporu důvěryhodného ukládání.

Díky nabízeným produktům získávají společnosti kontrolu nad dokumenty a mohou ji využít pro podporu podnikání a výkonu klíčových činností. Naše řešení jsou převážně založena na technologiích IBM, Microsoft, Adobe a Nintex. Zákazníci v této oblasti jsou z řad menších a středních společností, pro které disponujeme hotovými modulárními řešeními (např. AC Portál 365), i z řad korporací a velkých organizací státní nebo veřejné správy.

Řízená dokumentace

Řízená dokumentace je nástroj pro správu dokumentů typu smlouva, norma a nařízení apod., kde dochází k řízenému procesu tvorby a následnému řízení životního cyklu. Aplikace je určena pro prostředí Microsoft SharePoint Server, kde využívá funkcionality dokumentových setů. Prostředí SharePoint zajišťuje velmi těsně přímou integraci s aplikacemi Microsoft Office (2007+) a umožňuje provádět standardní operace jako je např. připomínkování dokumentu s následným vypořádáním těchto připomínek pomocí známého prostředí office aplikací.

Aplikace disponuje mnoha funkcemi jako např.: schvalování dokumentu, definice přístupů na základě rolí uživatelů v systému (správce dokumentu, připomínkovatele, manažer kvality, schvalovatel apod.), prodloužení platnosti, nahrazení dokumentu jiným, ukončení platnosti apod.

Naše řešení umožňuje procesy nastavovat i měnit snadno a intuitivně pomocí grafického skládání jednotlivých aktivit za sebou.

Důvěryhodné úložiště

Pracujete s citlivými dokumenty a informacemi, jejichž ztráta či znehodnocení může přinést velké riziko? Naše řešení nazvané Důvěryhodné úložiště garantuje bezpečné uložení a archivaci dokumentů. Aplikace Důvěryhodné úložiště umožňuje ukládat jakékoliv soubory přímo z prostředí DMS do Důvěryhodného úložiště. To se pak stará o naplnění všech postupů nutných k dlouhodobému zajištění právní relevance uložených dokumentů.

Základním stavebním kamenem Důvěryhodného úložiště je serverové řešení, které může být umístěno u zákazníka či v našem chráněném serverovém prostoru s geograficky rozdělenou zálohou. Výhodou Důvěryhodného úložiště je, v případě využití našeho již hotového konektoru, možnost ovládání z prostředí MS SharePoint, ve kterém vystupuje jako aditivní funkcionalita. Pro ovládání pak slouží funckionality, které se nainstalují na MS SharePoint a uživatelé je používají jako ostatní standardní funkce.

Migrační projekty

Nejste spokojeni se stávající platformou pro správu a řízení dokumentů DMS? Nevyhovuje vašim požadavkům nebo hledáte levnější řešení?

Máme rozsáhlé zkušenosti s migrací řešení z platforem jako jsou např. Lotus Notes, EMC Documentum ad. na MS SharePoint. Mezi hlavními přidanými hodnotami přechodu je využití levnější a flexibilnější technologické platformy MS SharePoint, přechod do uživatelsky přívětivějšího prostředí, odpovídajícího práci s aplikacemi MS Office a možnost jednodušší budoucí modifikace navrženého řešení dle individuálních potřeb společnosti.

Jsme schopni migrovat nejen data např. dokumenty, ale i celé aplikace. Mezi nabízené služby pak patří rovněž zajištění migračních projektů na nové verze produktu MS SharePoint.

Spisová služba

Potřebujete vést evidenci spisů či písemností a jejich pohybu nebo zpracovávat došlá podání v papírové formě? Chtěli byste mít došlá podání, knihu vypravené pošty, knihu korespondence a knihu rejstříků přehledně na jednom místě?

V oblasti evidence a řízení oběhu spisů, písemností a dokumentů uvnitř i vně organizace nabízíme ucelené řešení produktového typu nazvané Spisová služba Acta. Jde o elektronický systém spisové služby sloužící k udržení přehledu o stavu, změnách a pohybu písemností v organizaci s možností příjmu došlých a vypravení písemností poštou, emailem nebo datovými schránkami. Práce s jednotlivými spisy je řízena definovanými procesy. Každá změna v evidenci a pohybu je zaznamenána a tedy dohledatelná. Aplikace používá jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní s navigační nabídkou zobrazení po jednotlivých funkčních oblastech.

AC Portál 365

AC Portál 365 je softwarový produkt AutoContu ve formě sady hotových aplikací, díky kterým lze využít platformu Office 365 naplno, okamžitě tak je možné začít provozovat plnohodnotný portál vaší organizace.

Při tvorbě jsme zohlednili mnohaleté zkušenosti ze zakázek v dané oblasti a do sady aplikací zapracovali nejčastější potřeby a požadavky českých a slovenských zákazníků, které zefektivňují sdílení informací, spolupráci v organizaci a zjednodušují firemní procesy. Zákazníci tak získají možnost okamžitě začít používat velkou část běžných požadavků spojených s funkcionalitou portálů. Některé další individuální potřeby si mohou následně sami či s pomocí svého implementačního partnera nechat upravit na míru.

Více v produktovém listu AC Portál 365