Již žádný papír díky digitalizaci dokumentů

Ostrava (červen 2017) – Úspora času, financí, ale i zodpovědný přístup k životnímu prostředí. To vše v sobě snoubí digitalizační řešení pro společnost Linaset, která se významně zbavila papírové zátěže.

Když člověk vynalezl papír, nemohl tušit, že na něm budeme ještě o tisíce let později v našich moderních kancelářích pořád závislí. Kromě zefektivnění procesů a šetření nákladů je digitalizace papírového hospodářství i krokem k zodpovědnému přístupu k našemu životnímu prostředí. Už ale existují mnohé společnosti, které se rozhodly zbavit se úplně nebo alespoň částečně papírové zátěže.

Takovou společností je i Linaset a.s., česká firma, která již více než 55 let vyrábí vysoce jakostní technické výlisky, vstřikovací formy pro zpracování termoplastů a termosetů a kompletuje konstrukční sestavy, finální výrobky a domácí spotřebiče. Rozvoj podnikání a neustále se zrychlující doba přinesly společnosti nárůst papírových dokumentů, který se stával neudržitelným, a proto sáhla po kompletním digitalizačním řešení, které pokrylo celý životní cyklus dokumentu od jeho naskenování až po jeho uložení.

Ve spolupráci se společností AUTOCONT byla do firmy nainstalována digitalizační linka, která převádí papírové dokumenty do elektronické podoby. Digitalizace funguje na technologii IBM Datacap, která pomáhá automatizovat jednotlivé kroky procesu zpracování dokumentů. Systém využívá algoritmus, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. „Zavedení digitalizace oběhu faktur vedlo ke zvýšení produktivity práce. Nový systém pomocí zefektivnění procesů pomáhá účetním zvládat hodně práce s ještě větší přesností a nižší chybovostí, jako když se všechno dělalo manuálně. To nám v konečném důsledku pomohlo snížit provozní náklady,“ uvádí Jiří Zaoral, vedoucí odboru informací (IT) společnosti Linaset a.s.

Po zavedení systému digitalizace uskutečnila společnost Linaset několik měření přínosů a jejich výsledky jsou skutečně pozitivní, což potvrzuje správnost rozhodnutí digitalizaci provést. „Na základě našich měření jsme došli k závěru, že zpracování faktur je zrychleno minimálně o 40 %, úsporu nákladů za rok odhaduji na 500 000 Kč a návratnost celé investice do tří let,“ dodává Jiří Zaoral.

Více informací naleznete v případové studii.